Voorkom stuwmeer vakantie- uren
Hoewel u ongetwijfeld bekend bent met het systeem van de wettelijke- en de bovenwettelijke vakantiedagen en het vervallen en verjaren daarvan, bemerken wij in de praktijk dat er toch nog stuwmeren aan vakantiedagen ontstaan die bij een beëindiging van de arbeidsovereenkomst tot discussie kunnen leiden: wel of niet uitbetalen?
Voor de bovenwettelijke vakantiedagen geldt de verjaringstermijn van 5 jaar en voor de wettelijke vakantiedagen een vervaltermijn van 6 maanden na het opbouwjaar ervan. De horeca-cao bepaalt dat de opbouw van het vakantiejaar loopt van 1 juni t/m 31 mei of van 1 januari t/m 31 december (artikel 3:16 lid 1 en 2 van de horeca-cao).
Medewerkers moeten hun wettelijke vakantiedagen binnen 6 maanden na het opbouwjaar opnemen. Als er dan nog vakantiedagen over zijn uit het vorige jaar, kunnen deze dus vervallen. Maar daaraan zijn voorwaarden verbonden:
Er moet sprake zijn van een duidelijke onderscheid tussen de opbouw en de opname van de wettelijke- en de bovenwettelijke vakantiedagen;
De medewerkers moeten van te voren schriftelijk geïnformeerd worden over het verval van de vakantiedagen (lees: expliciet de gelegenheid worden geboden om vakantie op te nemen);
De medewerker moet in de gelegenheid zijn (geweest) om de vakantiedagen daadwerkelijk op te nemen. In de praktijk blijkt het soms lastig te zijn aan deze voorwaarde te voldoen vanwege drukte/personeelstekorten of als de betreffende werknemer (langdurig) arbeidsongeschikt is.
Op werkgever rust de bewijslast dat aan deze voorwaarden is voldaan. Dat betekent dus ook de bewijslast over het informeren van de werknemers over het mogelijke verval van opgebouwde wettelijke vakantiedagen. Er moet aangetoond kunnen worden dat de medewerkers (individueel!) geïnformeerd zijn. Deze informatie moet duidelijk én tijdig zijn en een algemene verwijzing naar een digitaal systeem waarbij de vakantieregistratie wordt bijgehouden, volstaat niet. Zorg ervoor dat het tussentijds schriftelijk aan de orde wordt gesteld.